Audit offert · 30 minutes en visio · Dès 5 appels par jour
Accueil téléphonique IA pour clinique vétérinaire : les rendez-vous pris, les urgences orientées.
Entre deux consultations, une chirurgie et un animal hospitalisé, l'accueil jongle avec des appels très différents : un rappel de vaccin, une commande d'aliment, un propriétaire inquiet. L'agent IA décroche, reconnaît la demande et applique vos règles, sans jamais jouer au vétérinaire.
Pour les cliniques et cabinets vétérinaires, canins, mixtes ou multi-praticiens, qui reçoivent au moins 5 appels par jour.
Une journée de clinique
Les appels d'une clinique
Une clinique vétérinaire reçoit à la fois des appels de routine et des appels chargés d'émotion. Le propriétaire qui veut caler un vaccin peut attendre une minute ; celui dont le chien va mal depuis la nuit ne doit pas tomber sur une file d'attente.
Le travail de l'accueil, c'est de faire la différence entre les deux, tout en gardant un œil sur la salle d'attente. L'agent prend les appels courants et applique, pour les autres, la consigne que la clinique a écrite.
- 08 h 10 Vaccination Créneau posé, rappel la veille
- 09 h 25 Propriétaire inquiet, chien malade depuis la nuit Consigne d'urgence de la clinique appliquée, transfert au vétérinaire
- 10 h 50 Renouvellement d'aliment ou de traitement Demande notée, validée par l'équipe avant préparation
- 13 h 30 Résultats d'analyse Message au vétérinaire, rappel proposé
- 15 h 00 Préparation d'une chirurgie Consignes écrites par la clinique, relues mot pour mot
- 18 h 40 Appel après la fermeture Service de garde indiqué selon vos consignes
Le périmètre
Ce que l'agent reprend
L'agent travaille dans le cadre des tâches décrites sur la page de l'agent IA. Dans une clinique, elles prennent cette forme, et chacune suit les règles que vous avez fixées pendant l'audit.
- Il pose les rendez-vous par type d'acte (consultation, vaccin, chirurgie) et par vétérinaire.
- Il envoie les rappels de rendez-vous. Pour les rappels de vaccins, l'audit vérifie si votre logiciel vétérinaire peut lui donner les échéances.
- Il note les demandes de renouvellement, que l'équipe valide.
- Il répond aux questions pratiques : horaires, accès, consignes avant une chirurgie.
- Hors horaires, il oriente vers votre service de garde.
- Il met en forme le devis de chirurgie dicté par le vétérinaire, pour validation.
- Il laisse le transcript de chaque appel.
Les limites
Ce qui reste au vétérinaire
L'agent se présente comme une intelligence artificielle. Il ne porte aucun jugement clinique : il recueille, oriente et transmet. Au moindre doute, il passe la main à l'équipe.
- Aucun avis sur la santé de l'animal.
- Aucune décision d'urgence : il applique votre consigne écrite.
- Aucune confirmation de médicament : la délivrance reste soumise à votre prescription.
- Aucun triage présenté comme un diagnostic.
Votre consigne d'urgence, écrite une fois
C'est la pièce maîtresse du réglage. Pendant l'audit, vous écrivez ce que l'agent doit faire quand un propriétaire décrit une situation inquiétante : transférer l'appel au vétérinaire présent, le prévenir par message, ou indiquer le service de garde quand la clinique est fermée.
L'agent ne juge pas l'état de l'animal. Il reconnaît les cas que vous avez décrits et applique la consigne, à chaque appel, de la même façon.
Avant, après
Avant, après, et ce que l'audit mesure
Aucun gain promis ici : une clinique de garde et un cabinet de quartier n'ont pas les mêmes appels. Voici ce qui change, et ce que l'audit compte chez vous.
| Avant | Après | Ce que l'audit mesure |
|---|---|---|
| Accueil interrompu pendant la consultation | Appels pris, rendez-vous posés par type d'acte | Appels par jour et heures de pointe |
| Rappels de vaccins faits à la main, ou oubliés | Rappel automatique, si l'audit valide l'accès aux échéances | Rappels à faire chaque mois |
| Commandes notées sur un carnet | Demande enregistrée avec l'animal et le propriétaire, validée par l'équipe | Demandes de renouvellement |
| Urgences mêlées aux appels courants | Consigne d'urgence appliquée à chaque appel | Votre circuit de garde actuel |
Aucun chiffre ici : les heures en jeu chez vous, c'est l'audit qui les compte. Comment se passe l'audit
À préparer
Votre liste de contrôle avant l'audit
Cinq questions à vous poser avant le rendez-vous. La quatrième compte plus que les autres : si la consigne d'urgence n'est pas encore écrite, l'audit vous aide à la poser.
- Combien d'appels pendant les consultations et les chirurgies ?
- Vos rappels de vaccins partent-ils tous ?
- Qui prend les demandes de renouvellement ?
- Quelle est votre consigne écrite pour une urgence ?
- Que se passe-t-il pour un appel après la fermeture ?
Questions fréquentes
Les questions des cliniques
Il ne juge pas l'état d'un animal. Il applique la consigne que vous avez écrite : transférer l'appel, prévenir le vétérinaire ou indiquer le service de garde. Au moindre doute, il passe la main.
Il note la demande, l'animal et le propriétaire ; l'équipe vérifie et valide. Pour un médicament, la prescription reste la vôtre.
Seulement si l'audit valide que votre logiciel vétérinaire peut lui donner les échéances. Les rappels suivent alors les règles que vous fixez : délai, canal et message. Sinon, ils restent à l'équipe.
Chaque rendez-vous arrive dans le planning du bon vétérinaire, selon l'acte et les disponibilités que vous avez définies.
Pour aller plus loin
Avant le rendez-vous, si vous voulez creuser.
On regarde où partent vos appels.
L'audit est offert, 30 minutes en visio, et sans engagement. On compte avec vous les appels qui interrompent les consultations, et on pose ensemble les consignes que l'agent appliquera.