Audit offert · 30 minutes en visio · Dès 5 appels par jour
Secrétariat IA pour cabinet médical et dentaire : votre accueil déchargé, jamais d'avis médical.
Le téléphone sonne pendant les soins, les annulations de dernière minute laissent des trous dans l'agenda, et le secrétariat court après le combiné au lieu d'accueillir les patients présents. L'agent IA décharge votre secrétariat de la part administrative des appels ; tout ce qui touche à la santé reste aux soignants.
Pour les médecins généralistes et spécialistes, les chirurgiens-dentistes, les kinésithérapeutes, les orthophonistes et les centres de santé qui reçoivent au moins 5 appels par jour.
Une journée de cabinet
Les appels d'une journée de cabinet
Dans un cabinet, la plupart des appels sont administratifs : prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous, demander l'adresse ou les documents à apporter. Ils tombent souvent au pire moment, quand le praticien est au fauteuil et que le secrétariat accueille quelqu'un au comptoir.
D'autres appels, plus rares, ne doivent surtout pas être traités comme les autres : une demande de résultats, une inquiétude, une urgence. L'agent les reconnaît et les sort du lot, sans jamais y répondre sur le fond.
- 08 h 02 Demande de rendez-vous Créneau proposé selon les règles du praticien
- 08 h 40 Annulation pour demain Créneau libéré dans l'agenda, secrétariat prévenu
- 10 h 15 Accès, parking, documents à apporter Réponse tirée de vos consignes écrites
- 11 h 30 Demande de résultats ou d'ordonnance Message transmis au cabinet, aucune information médicale donnée
- 12 h 10 Appelant qui décrit une urgence Invité à appeler le 15, cabinet prévenu
- 16 h 45 Laboratoire ou confrère Transfert ou message prioritaire
Le périmètre
Ce que l'agent reprend
L'agent reprend la part administrative des appels, dans le cadre des tâches décrites sur la page de l'agent IA. Le secrétariat garde l'accueil, le suivi des patients et tout ce qui demande un jugement humain.
- Il prend, déplace et annule les rendez-vous selon vos règles (durées, plages réservées).
- Il rappelle le rendez-vous la veille.
- Il libère le créneau d'un rendez-vous annulé. Le proposer aux patients en attente dépend de votre agenda : l'audit vérifie si c'est possible.
- Il répond aux questions pratiques que vous avez écrites : accès, horaires, documents à apporter.
- Il trie les appels professionnels : laboratoires, confrères, fournisseurs.
- Il laisse au secrétariat un message structuré pour tout ce qu'il ne traite pas.
- Il laisse le transcript de chaque appel.
Les limites
Ce qui reste aux soignants, et le cadre des données de santé
Le médical reste au cabinet : symptômes, résultats, traitements, ordonnances. L'agent se présente dès le début de l'appel comme une intelligence artificielle. Pour une urgence vitale, il renvoie vers le 15 ou le 112, selon la consigne écrite par le cabinet.
- Il ne pose aucun diagnostic et ne commente aucun symptôme.
- Il ne donne ni résultat, ni conseil, ni information sur un traitement.
- Il ne décide pas si un cas est urgent : il applique votre consigne et passe la main.
- Il ne note ni détail médical, ni motif de consultation : seulement la demande (prendre, déplacer, annuler) et le créneau.
Les données de santé
L'hébergement de données de santé pour le compte d'un professionnel relève d'un hébergeur certifié HDS (article L.1111-8 du code de la santé publique). Notre hébergement n'est pas certifié HDS à ce jour. L'agent ne note donc que la demande et le créneau, jamais le motif ni un détail médical.
Un patient peut pourtant parler de sa santé au téléphone : pendant l'audit, on regarde avec vous ce que cela implique pour les transcripts d'appel. Si ce cadre ne suffit pas à votre cabinet, on vous le dit avant toute mise en service.
Votre logiciel de rendez-vous : s'il en existe un, l'audit vérifie s'il peut être raccordé. Sinon, l'agent prend le message et le secrétariat pose le rendez-vous.
Source : Agence du numérique en santé, esante.gouv.fr, page « Hébergement des données de santé », consultée le 25 octobre 2026.
Avant, après
Avant, après, et ce que l'audit mesure
Aucun gain promis ici : un cabinet de groupe et un praticien seul n'ont ni le même volume, ni les mêmes contraintes. Voici ce qui change, et ce que l'audit compte pour savoir si cela vaut la peine chez vous.
| Avant | Après | Ce que l'audit mesure |
|---|---|---|
| Téléphone qui sonne pendant les soins | Appel pris, rendez-vous posé ou message structuré | Appels par jour, et part pendant les soins |
| Annulation la veille, créneau perdu | Créneau libéré aussitôt dans l'agenda | Rendez-vous non honorés ou annulés tard |
| Mêmes questions pratiques, tous les jours | Réponses tirées de vos consignes | Questions les plus fréquentes |
| Demandes médicales mêlées aux appels administratifs | Demandes médicales transmises, jamais traitées par l'agent | Circuit actuel de rappel des patients |
Aucun chiffre ici : les heures en jeu chez vous, c'est l'audit qui les compte. Comment se passe l'audit
À préparer
Votre liste de contrôle avant l'audit
Cinq questions à vous poser avant le rendez-vous, avec votre secrétariat si possible : c'est lui qui connaît le mieux les appels de la journée.
- Combien d'appels arrivent pendant les soins ?
- Avez-vous une liste d'attente pour les créneaux libérés ?
- Où sont gérés vos rendez-vous ?
- Quelles questions reviennent tous les jours ?
- Qui rappelle les demandes de résultats, et quand ?
Questions fréquentes
Les questions des cabinets
Non, jamais : il ne pose pas de diagnostic, ne commente aucun symptôme, ne donne aucun conseil. Il note la demande et la transmet au cabinet.
L'agent lui indique d'appeler le 15 ou le 112 et prévient le cabinet selon vos règles. Vous écrivez vous-même la consigne exacte.
La base de données est à Francfort, dans l'Union européenne, mais notre hébergement n'est pas certifié HDS à ce jour. C'est pour cela que l'agent ne note que la demande et le créneau, jamais le motif ni un détail médical. Pendant l'audit, on vérifie avec vous si ce cadre suffit à votre cabinet ; s'il ne suffit pas, on vous le dit avant toute mise en service.
Oui : vous fixez les cas où l'agent transfère l'appel ou propose un rappel par le secrétariat.
Pour aller plus loin
Avant le rendez-vous, si vous voulez creuser.
On regarde où partent vos appels.
L'audit est offert, 30 minutes en visio, et sans engagement. On compte avec vous les appels qui interrompent les soins et le secrétariat, et ce que l'agent peut en reprendre sans jamais toucher au médical.